Use o triângulo ativo para medir a movimentação da sua empresa

O triângulo ativo é a ferramenta para medir o movimento da sua empresa de maneira simples. Sem milhares de funcionários nem milhões na conta, você precisa usar a criatividade a seu favor.

Em tempos de vacas magras e clientes escassos, vejo uma porção de amigos empreendedores arrancando os cabelos por não conseguirem gerenciar suas empresas corretamente.

Como saber se ela está indo na direção certa? Será que ela está mesmo indo bem? Só pagar as contas é sinal de bons resultados? Só o financeiro conta?

Existem literalmente milhares de indicadores e métricas que podem demonstrar o sucesso de cada área ou elemento da sua empresa. As métricas e indicadores são como termômetros que indicam os números e com base nisso você, seus gerentes ou seus consultores conferem e dizem: “OK! Tudo certo aqui!” ou então “Meu deus, estamos condenados!”.

No livro “Os 7 Elementos das pequenas empresas” eu me esforço para simplificar a gestão das empresas que tem muita vontade, mas poucos recursos. Neste método eu introduzo uma ferramenta que definitivamente vai ajudar seu negócio e não é nenhum suplício de entender e praticar.

É o triângulo ativo, que engloba os elementos PENSAR, VENDER e INOVAR.

Esse triângulo é composto pelas seguintes métricas:

• Percentual de projetos internos ativos com status verde (Elemento PENSAR)
• Novas vendas em reais (Elemento VENDER)
• Média do tempo usado para desenvolvimento (Elemento INOVAR)

Você precisa acompanhar e medir esses indicadores a partir de agora. Eles são muito fáceis de se obter – você não vai precisar de nenhum sistema ERP complexo – e eles são extremamente úteis.

Observe que há muitos outros indicadores e métricas tão valiosas quanto importantes, mas começaremos com o triângulo ativo.

E por que esse nome, Triângulo ativo?

Por que ele demonstra o movimento na sua empresa, o esforço que indica melhoria e crescimento da empresa. O triângulo ativo não mede a saúde da empresa, mas sim o movimento. Esse que é um fator de extrema importância para todas, sim todas as pequenas e médias empresas.

Quando o triângulo ativo está fraco significa que a empresa não está se movimentando. Quando as pequenas empresas não se movimentam, elas vão perder dinheiro e eventualmente diminuir.

O seu papel como gestor, empreendedor, administrador ou mentor da empresa é conduzi-la na direção ativa, pra cima, mantendo o rimo dessa movimentação. Tal qual os tambores de guerra que mantém as tropas em marcha, este é o papel do triângulo ativo. Você como líder deve usar esse tambor para manter o avanço e identificar rapidamente que obstáculos no caminho possam atravancar essa movimentação. Entender e medir o triângulo ativo coloca esse poder nas suas mãos.

Vamos conhecer melhor cada um desses indicadores.

Indicador: Percentual de projetos internos ativos com status verde (%)

“Rafael, minha empresa não tem projetos. Vou pular esse. Nós só vendemos sapatos aqui…”

Alto lá, meu amigo empreendedor!

Sua loja de sapatos, restaurante, escola, prática de comida caseira ou loja virtual tem projetos sim. Se não tem é porque algo está gravemente errado.

Quando pensamos em projetos de gestão, isso nada tem a ver agora com os projetos externos, que são ligados aos atendimentos aos clientes. Assim fazem as consultorias e escritórios de arquitetura, por exemplo.

Estamos falando daqueles projetos que tem a ver com a própria empresa, internamente. Veja alguns exemplos:

• Desenvolvimento do site novo
• Mapeamento de contatos da região sul
• Treinamento dos funcionários novos
• Criação de políticas e manuais
• Contagem de estoque
• Compra de novos computadores
• Montar o planejamento para o ano que vem
• Definir as estratégias para atacar o cliente X
• E muitos outros.

Note que eles se relacionam com o ambiente externo, mas são projetos de cunho interno. As empresas vivem de mini projetos a todo instante, mesmo que você diga que um site novo é só um site novo, ele envolve decisões, horas de trabalho, custos, relacionamento com fornecedores e vários outros fatores.

E todos esses fatores devem ser mapeados na forma de projetos, ainda que pequenos e aparentemente sem grande relevância para o negócio todo.

Segundo o PMI, instituto que organiza a prática do gerenciamento de projetos no mundo inteiro, a definição de projeto é:

“Um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos.”

Portanto um projeto é diferente de uma rotina, que na realidade faz parte de uma operação que não tem prazo nem objetivo final.

Então quase tudo que tem um prazo ou objetivo final pode ser considerado um projeto, ainda que pequeno.

E conhecer o significado do projeto e começar a medi-los tem tudo a ver com uma boa gestão. Isso faz com que você como gestor possa ver exatamente como andam os trabalhos, quem está sobrecarregado, quem pode se empenhar mais, qual projeto é menos importante e qual deles deve ser agarrado com unhas e dentes.

É assim que você como empreendedor precisa ver os projetos a partir de hoje e não mais como:

– “Santiago! Como anda o mapeamento de clientes da região sul?”

– “Mês que vem tá pronto, chefe!”

– “Maravilha!”

E aí nada está pronto e ninguém sabe explicar exatamente o que deu errado. Quando existe um projeto, ainda que muito simples, a coisa ganha contornos mais formalizados e pode ser gerenciada. Veja a diferença:

– “Santiago! Como anda o projeto de mapeamento de clientes da região sul?”

– “Mês que vem tá pronto, chefe!”

– “Eu vi que você está em quatro projetos ao mesmo tempo. Se a gente adiar um pouco o lançamento do site novo e eu colocar a Laura que terminou o último projeto ontem pra te ajudar, concluímos quando esse mapeamento?”

– “Bom, seria ótimo. Nesse caso eu entrego em duas semanas. Bem antes do nosso prazo.”

– “Ótimo!”

Percebe a diferença?

Aos poucos a gestão caótica vai dando lugar a gestão otimizada. É isso que o método dos 7 Elementos faz.

Eu pretendo aprofundar a discussão dos projetos e o modo de gerenciá-los, mas o que você precisa a controlar em um projeto de início é o seguinte:

• Objetivo
• Prazo
• Custo
• Tarefas
• Prazos das tarefas

Os status de um projeto são:

• Verde – Dentro do esperado.
• Amarelo – Obstáculos no caminho.
• Vermelho – O projeto estourou o prazo ou seu custo previsto.

A comunicação entre gestor e os responsáveis por cada projeto é crucial para acompanhar o progresso e para que a liderança interceda para ajudar a manter os projetos na linha, ou dentro do status verde.

Projetos pequenos ou grandes podem ser traiçoeiros e revelar problemas sérios de gestão que acabam contaminando os resultados. Quando você passa a enxergar o que acontece pode antecipar os problemas e corrigi-los antes que o projeto vá por água abaixo levando recursos importantes.

O indicador Percentual de projetos internos ativos com status verde demonstra muito bem a saúde dos projetos da empresa.

Você obtém esse indicador através da seguinte fórmula:

Percentual de projetos internos ativos com status verde =

Qtd. de projetos ativos com status verde / Total de projetos ativos

Exemplo 1:

8 projetos ativos com status verde / 13 projetos ativos = 61,5%

Exemplo 2:

26 projetos ativos com status verde / 27 projetos ativos = 96,3%

O elemento PENSAR lida com a gestão, a estratégia e o planejamento. Uma ótima ferramenta de gestão consiste justamente em gerenciar projetos.

Indicador: Novas vendas em reais (R$)

Esse indicador é ainda mais simples do que o anterior, pois é algo que toda empresa fica de olho. O elemento VENDER lida basicamente com as vendas e atração de clientes. E qual é a métrica mais saborosa para qualquer empresa? Novas vendas.

Medir é simples, pois é só pegar o volume de vendas em reais.

Novas vendas em reais =

Volume em reais de novas vendas

Exemplo 1:

Novas vendas em reais = R$ 4.360

Exemplo 2:

Novas vendas em reais = R$ 73.828

Indicador: Média do tempo usado para desenvolvimento (Qtd)

O sétimo e último dos 7 Elementos é o INOVAR, que lida com a tecnologia, inovação e educação constante.

Empreendedores que se atualizam saem na frente da concorrência, pois estão sempre atualizados e aprendendo mais. O mesmo vale para os funcionários das empresas.

Uma empresa em que as pessoas se atualizam e estudam abre as portas para o pensamento gerencial, a boa liderança e a gestão inteligente.

Este indicador também é simples de ser medido, só tem uma pegadinha, consideramos a empresa inteira. Assim entendemos que há peso igual no desenvolvimento. Se você não incentiva o desenvolvimento do setor de atendimento, a média incrível do setor de TI vai ser prejudicada na média final. Assim a sua empresa começa a funcionar como um grande organismo onde cada célula precisa se desenvolver não só pela sua melhoria, mas demonstrando o crescimento da própria empresa.

Inicialmente conte o número de horas utilizadas para educação, leitura, treinamento, palestras, artigos como esse na Geração Empreende, podcasts, entre outras atividades. Não só suas como de todos os funcionários da empresa. Não contamos para esse indicador os cursos de graduação ou pós graduação, pois são fatores de educação já inerentes para uma boa carreira e desenvolvimento.

Por fim divida o total de tempo pelo total de funcionários da empresa. A fórmula é a seguinte:

Média do tempo usado para desenvolvimento =

Total de horas de educação e desenvolvimento de todos os funcionários / Qtd. de funcionários da empresa

Exemplo 1:

12 horas de educação e desenvolvimento de todos os funcionários / 36 funcionários = Média de 0,33 de tempo usado para desenvolvimento

Exemplo 2:

214 horas de educação e desenvolvimento de todos os funcionários / 36 funcionários = Média de 5,94 de tempo usado para desenvolvimento

Esse indicador é fortíssimo para medir o quanto da empresa está comprometida com o desenvolvimento pessoal. E a vantagem é que a média amarra todos os colaboradores da empresa. Então você como empreendedor pode ser o mais aplicado e fazer vários cursos e treinamentos, mas precisa também valorizar e incentivar a equipe inteira a também buscar conhecimento e se aperfeiçoar.

Lembre-se que contam aqui não só os cursos e treinamentos, mas todas os conteúdos relevantes para o desenvolvimento como podcasts, artigos, livros de gestão ou carreira, biografias, vídeos de treinamentos, webinars, sessões de coaching individual ou em grupo, entre outras tantas ferramentas.

Concluindo

Implementar e medir o triângulo ativo é garantir uma poderosa ferramenta de gestão na sua empresa. Lembre-se que o triângulo ativo mede o movimento da sua empresa. E quanto mais você se movimentar, mais à frente da concorrência sua empresa vai estar.

“Não se trata de bater duro. Se trata de quanto você aguenta apanhar e seguir em frente. O quanto você é capaz de apanhar e continuar se mover e seguir em frente. É assim que se consegue vencer.” – Rocky Balboa

O método dos 7 Elementos abrange muito outros fatores que são cruciais na gestão e são negligenciados pelos empreendedores que são bem-intencionados mas nunca encontraram um método desenhado para ajudar e melhorar pequenas e médias empresas.

Comece a medir o Percentual de projetos internos ativos com status verde, Novas vendas em reais e Média do tempo usado para desenvolvimento. Assim você como empreendedor e líder do negócio estará liderando sua empresa na direção dos bons resultados.

Sucesso e Soberania Sempre!