Home office em quarentena: 19 dicas para você e sua equipe serem produtivos

Com o mundo abalado pelo coronavírus (COVID-19), trabalhar remotamente está virando a rotina de grande parte dos profissionais. E essa é uma tendência já em crescimento há alguns anos.

Mas será que é tão fácil (ou difícil) trabalhar em home office quanto é na empresa junto de toda sua equipe?

Eu particularmente adoro a liberdade do home office, mas sei que nem sempre é fácil ter a disciplina para fazer dar certo.

Listo algumas recomendações práticas para você e sua equipe serem bem mais produtivos.

Vamos a elas:

1) Mantendo a rotina, fora da sua rotina

Os pequenos rituais diários de um dia de trabalho ajudam a nossa mente a separar o mundo de casa e o mundo de trabalho. Quando os dois ficam em casa, fica mais difícil fazer essa separação.

Procure iniciar o dia mantendo uma rotina parecida como a que você tem fora de casa, horário de café da manhã, almoço e fim do expediente.

É fácil escorregar do plano quando a cama está em fácil acesso, a geladeira a dez passos e você nem precisa tirar o pijama.

Vestir uma roupa um pouco mais social também ajuda o cérebro a entender claramente que a chave mudou e você está no modo trabalho. Ninguém precisa usar maquiagem ou vestir terno, mas a roupa mais adequada favorece o fluxo do trabalho. 

2) App para videoconferências

Para trocar idéias, planejar projetos e manter a equipe no mesmo fluxo, existem uma porção de ferramentas que ajudam.

Há quem goste do Skype ou o Hangouts, mas eu sugiro o Zoom (site: Zoom.us) que é muito mais estável e completo que os outros. 

Tem opção gratuita que funciona bem e as pagas que tem muitos recursos, principalmente para quem dá aulas online ao vivo

3) Abertura dos trabalhos

Trabalhar longe do escritório e dos colegas pode ser menos estressante e libertador, mas a verdade é que os horários de trabalho ficam meio misturados. 

Sempre recomendo uma mensagem inicial no início do seu turno, para todo o grupo e para os líderes já saberem que você está na ativa. 

Pode ser algo curto e simples como: “Bom dia, pessoal. Já estou por aqui cuidando de x, y, z. Se precisarem de alguma coisa, só dizer” – é simpático e já marca sua presença.

4) Fim do expediente

É importante também delimitar o tempo quando a jornada acaba. Não é porque você está em casa que o trabalho deve tomar conta da sua rotina pessoal. 

O propósito do trabalho remoto é fazer todos ganharem tempo e não perderem seu tempo livre. Existem chefes tóxicos e gente sociopata que se sente à vontade para exigir que você trabalhe fora do horário e nos descansos de fim de semana. 

Algumas vezes? OK, acontece, sem problemas.

Se acontece sempre, e vira rotina… cuidado! Provavelmente existe grande desorganização na empresa e provavelmente você está lidando com gente tóxica. Fique atento.

No final do seu horário, recomendo também enviar mais uma mensagem de conclusão do dia, simpática, curta e proativa. “Pessoal, boa noite, estou fechando por aqui. Se precisarem de algo, é só enviar um e-mail que logo respondo.”

5) Controlando as tarefas

O maior motivo pelo qual as empresas não aderem totalmente ao home office é porque é difícil mensurar a produtividade e saber que as pessoas estão produzindo e não largadas no sofá vendo TV.

Além de se fazer presente nos meios digitais, respondendo as questões e ajudando a resolver problemas, é importante manter um controle de tarefas do que precisa ser feito.

Mantenha em fácil acesso uma listinha, planilha, caderno ou o que for. Mas controle as tarefas que você tem em mãos, o prazo para entrega e para quem ela será entregue.

6) Demonstrando seu trabalho

Controlando as tarefas que você tem para fazer, fica muito mais simples manter o foco no que precisa ser feito. Aproveite para ir posicionando ao longo do dia os colegas ou a liderança sobre o andamento, o que precisa de ajuda para ser feito e o que você já terminou.

O que mais me incomoda ao trabalhar com times remotos é lançar tarefas e elas ficarem no limbo da Zona Fantasma. E eu não sei se a pessoa entendeu ou se está executando ou não. 

Mas quando eu sei que a pessoa do outro lado está ouvindo, anotando e posicionando o retorno, é outra coisa. Você não faz ideia da diferença que faz quando um colega tem esse nível de organização proativa. 

É mais fácil para o líder enxergar o trabalho de longe e do profissional não se perder em um monte de trabalho na mesa.

7) Sua área de trabalho

Ter seu espaço de trabalho limpo e organizado ajuda o trabalho a fluir e evita a tentação de você largar tudo para varrer a casa e limpar a bagunça no meio do dia. 

É claro que tem gente que prefere um ambiente mais caótico que estimula a criatividade, e eu me incluo nessa, mas bagunça demais só atrapalha. É bom tirar uns cinco minutos no início do dia para deixar sua mesa pronta para começar o dia jogando fora anotações velhas, tirando os brinquedos das crianças e guardando os livros que você sabe que não vai ler hoje. 

8) Pausas

Ninguém é produtivo roboticamente 100% do tempo, por mais que muito chefe acredite e tente forçar isso. Nosso cérebro precisa dar uma respirada algumas vezes ao dia para não entrar em curto-circuito.

No escritório, fazemos isso indo ao banheiro, buscando um cafezinho ou parando na mesa de um colega por alguns minutos. Mas e quando você está em casa sabendo que tem que manter o foco, mas está sozinho e com a Netflix logo ali?

Em dois cliques no controle remoto pode se passar 50 minutos num passe de mágica.

Existem várias técnicas de gestão de tempo como a Pomodoro Technique, que eu sugiro por ser mais simples. Basicamente ela indica o seguinte: 

Trabalhe por 25 minutos sem desfocar em uma tarefa ou projeto, faça uma pausa de 5 minutos e depois de 4 ciclos, faça outra pausa maior de uns 20 ou 30 minutos.

Use suas pausar para esticar o corpo, buscar mais café, navegar nas redes sociais, assistir um vídeo, meditar rapidamente ou o que mais ajude você a descansar um pouco a mente.

9) Tom e comunicação não-verbal

A comunicação não-verbal dos chats e e-mails é muito prática, mas pode causar transtornos e ressentimento por bobagens. 

Por mais simples que seja responder uma mensagem em grupo, lembre-se sempre que as pessoas não conseguem aferir o tom que você está usando. Muito cuidado ao usar humor, sarcasmo e até respostas desatentas. 

Isso porque o ego frágil, as circunstâncias e o timing podem fazer as pessoas outras pessoas terem a impressão errada do que você quer dizer. Especialmente quem não tem tanta intimidade com você.

O que era para ser um comentário bobo fazendo referência com alguma série que você viu, pode ser levado como deboche, crítica ou ofensa pessoal e vai gerar burburinho. O pior é que as pessoas ressentidas muitas vezes guardam o rancor e acaba-se alimentando um clima de fofoca e intriga.

Parece exagero? Eu já vi acontecer em mais de uma empresa.

10) Poder do verde

Algo simples, mas que dá uma cara nova a qualquer ambiente é a presença de plantas em casa ou no escritório. Quando sua casa é seu escritório, procure ter por perto uma plantinha mesmo das pequenas. 

Por alguma razão biológica, a presença de plantas acalma e dá uma sensação mais agradável do que um escritório frio cheio de papel e equipamento eletrônico.

11) Tempo gasto em sites

Tempo perdido nunca mais é recuperado. Uma das ferramentas que gosto de recomendar é a extensão do Google Chrome: Webtime Tracker. Ela ajuda você a enxergar quanto tempo passa em sites e redes sociais. 

É interessante para ter noção de tempo gasto e planejar onde você aplica sua atenção. Só não deixe o chefe saber quantos vídeos você assiste durante o dia. ;D

12) Regras de casa

Quando se trabalha sozinho, não tem muito segredo para manter a disciplina exceto os rituais diários de abertura e fechamento. E quando você mora com “conje”, crianças ou com seus pais?

Você tem que ser claro dizendo – e demonstrando – que aquele tempo é para seu trabalho. Se tiver um escritório em um cômodo inteiro da casa, ótimo, senão, quando você estiver na sua mesa durante o dia, todos tem que saber que você está ocupado. 

A louça suja, pregar quadros, brincar com as crianças e pôr a roupa para lavar precisam esperar pelo menos até sua próxima pausa ou o final do turno.

Nem sempre as crianças vão entender isso e tudo bem brincar com elas um pouquinho, se você voltar para sua lista de tarefas logo depois.

13) Manter-se hidratado 

Beber água regularmente pode ser esquecido ao longo do dia. Eu gosto de manter uma garrafa cheia bem do lado e ir bebendo. Minha meta diária é beber duas para manter a hidratação. 

Aplique o que funcionar para você, mas não se esqueça desse hábito.

14) Equipamento veloz, você mais produtivo

Ter um computador rápido e organizado não é luxo e sim uma ferramenta importante para ser mais produtivo. Na sua empresa pode ter um time de TI pronto para trocar peças e ajustar as configurações. Em casa, você é seu próprio “Cara da TI”. 

Não é preciso muito para manter um computador funcionando bem, invista um pouco mais para ter um laptop rápido que será confiável aonde você for. 

A configuração suficiente que eu recomendaria é um laptop de marca confiável com pelo menos processador Intel i5, 8GB de memória RAM e um HD de 1TB.

15) Agenda 

Saber dos compromissos, metas importantes, eventos e prazos de projetos é crucial no trabalho. Você pode ser old school e manter sua agenda de papel, mas eu recomendo fortemente que use a Agenda do Google.

Com ela você pode compartilhar seus prazos com toda a equipe e juntos podem fazer alterações que todos irão poder acompanhar.

16) Playlists para manter a produtividade em alta

Eu gosto muito de ter uma música no fundo para me ajudar a concentrar. Há quem goste e há quem não goste. No escritório, pode soar antipático cada um em sua mesa ouvindo seus headphones. No conforto do seu escritório em casa você fica livre para ouvir em alto som, cantar junto e escolher o ritmo.

Na Lidero preparamos duas playlists no Spotify para quem quer produzir mais com ajuda de boa música.

Trabalho em Quarentena: Um pouco de otimismo para não parar em tempos de crise.

Foco Centrado: Tranquilidade e energia para você manter seu foco no que é importante.

Os links estão nos comentários.

17) Cuidado com o visual

Longe dos prédios corporativos, algumas pessoas podem acabar ficando meio sem-noção. Eu já fiz entrevista de emprego online com um candidato sem camisa, outro deitado na cama, outra com cara de sono no meio da tarde.

Se você vai precisar aparecer em vídeo, tenha o cuidado de dar uma arrumada geral no seu ambiente e se vestir como se estivesse junto com as pessoas.

18) Se faça presente nas videoconferências e grupos

Quem não é visto, não é lembrado. E quem não é lembrado, não é necessário.

Não tenha vergonha de emitir opinião, expor ideias ou pedir ajuda nas reuniões por videoconferência e mesmo nas conversas em grupo.

Não é porque seu nome aparece online que você está prestando atenção.  Eu sei disso, você sabe disso e seu líder também sabe.

19) Ferramentas que ajudam

Para mim, tudo que pode ajudar no seu trabalho é válido. E uma das ferramentas que eu mais gosto é ter uma planilha para organizar minhas tarefas com prazos e o que precisa ser feito.

O ideal é que você crie um modelo que funcione para seu estilo de trabalho, área em que atua e tipo de personalidade. Teste, crie e mude.

A que eu mais uso é a Planilha de Plano de Ação 5W2H, que desenvolvemos na Lidero.  

Conclusão

O trabalho remoto pode ser uma bênção ou maldição dependendo da sua área e da sua personalidade.

O fato é que precisamos ser ainda mais produtivos para superar essa crise. E se puder ser em home office, ótimo

E o que você faz para ser mais produtivo em casa?